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v-Ged |
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L'innovativa soluzione web per l'archiviazione elettronica dei documenti
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v-GED è:
un modulo opzionale di v-DOC che permette di creare delle stazioni remote di cattura e di connetterle al sito centrale tramite Internet. V-GED è semplice da installare, lavora su ogni tipo di connessione Internet (dal dial-up a T1) e provvede alla completa sicurezza di trasmissione per le immagini e i dati.
In una tipica installazione di v-GED ogni stazione remota è equipaggiata con una licenza standard di scansione. Centinaia di stazioni remote possono essere abilitate per fare la scansione dei documenti e altre funzioni come l'OCR e l'indicizzazione.
Le stazioni remote lavorano con ogni versione di Windows 95 o superiore con Internet Explorer 5 o superiore. In più le stazioni remote possono effettuare delle operazioni post-scansione come, il form processing, OCR, validazione; la parte di archiviazione (rilascio) dei dati opera sul sito centrale.
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Le stazioni remote usano le informazioni di configurazione che sono create nel sito centrale e che sono automaticamente scaricate dai siti remoti. Quando la scansione dei batch è completa, i dati e le immagini generate sono trasmesse al sito. |
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Confronto tra v-GED ed il metodo tradizionale
Oggi, la maggior parte delle organizzazioni che hanno degli uffici remoti fanno spedire alla sede centrale i documenti generati dalle filiali tramite il servizio postale, tramite fax, o tramite scansione e memorizzazione su CD. In alcuni casi un programma scritto appositamente può essere un'alternativa ma può essere complesso da sviluppare e costoso mantenere.
Paragonato ai metodi visti precedentemente v-GED può essere una alternativa competitiva per la scansione remota dei documenti in quanto fornisce i seguenti benefici: - Bassi costi di trasmissione in quanto usa una connessione Internet standard.
- Migliore integrità dei documenti perché i documenti non vengono mai spostati dal sito che li ha generati e non possono essere smarriti durante la spedizione.
- Facile installazione perché tutte le configurazioni sono amministrate centralmente e non localmente.
- Accesso veloce ai dati ed alle immagini in quanto le immagini scansionate possono essere trasmesse al sito centrale in 'tempo reale' e quindi subito rilasciate al sistema di gestione documentale.
- Incremento della sicurezza perché i documenti non sono più maneggiati da personale non appartenente al sito locale.
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Amministrazione centrale
Il modulo Server permette all'amministratore di mantenere il controllo di tutti i parametri di configurazione. Quando delle modifiche alla configurazione sono fatte nella sede centrale queste sono automaticamente scaricate dai siti remoti, assicurando che i siti remoti sono sempre sincronizzati con il sito centrale. Questo, inoltre, previene errori di configurazione dagli operatori dei siti remoti che non hanno l'esperienza (o la volontà) di gestire un sistema di cattura dei documenti.
Le workstation remote possono lavorare con qualsiasi versione di Windows 95 o successive con installato Internet Explorer 5 o successivo. La codifica della trasmissione dei dati viene eseguita da Secure Sockets Layer (SSL) che può essere disponibile a 40 bit o 128 bit a seconda del sistema. |
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Il workflow flessibile
L'amministratore centrale può' scegliere esattamente qual è il lavoro che verrà eseguito nei siti remoti. I batch possono essere trasmessi non appena eseguita l'operazione di scansione dei documenti o il processo di lavorazione può essere eseguito nella sede remota in modo che gli operatori locali, che hanno familiarità con i documenti, eseguano l'indicizzazione e la validazione. |
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Configurazione WEB-BASED dei siti remoti
Gli operatori dei siti remoti hanno a disposizione alcune opzioni di configurazione, tra queste la possibilità di inviare i lavori completati immediatamente o in modo schedulato. Queste configurazioni vengono fatte completamente tramite interfaccia WEB, questo significa che, nei siti remoti, non viene richiesta l'installazione di altro software di scansione. |
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Il ritorno degli investimenti (ROI)
Paragonato con le soluzioni tradizionali, v-GED ha un ritorno degli investimenti che si misura in mesi. Il costo totale di ogni sito remoto è molto basso in quanto è richiesto uno scanner di basso volume, una licenza remota di scansione e una connessione ad Internet. |
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