Con una corretta e puntuale gestione degli archivi di documenti il reperimento e la condivisione di dati ed informazioni diventerà una procedura veloce e precisa, grazie alle possibilità di configurare le procedure di ricerca in base a delle precise esigenze professionali.

Tra i criteri più diffusi nella gestione di archivi di documenti troviamo la ricerca mediante interrogazione SQL, uno dei sistemi più flessibili, grazie al quale sarà possibile recuperare qualsiasi documento archiviato partendo dall'impostazione di condizioni su tutti i campi chiave del documento stesso, parametrizzando tutte le impostazioni per una ancor più veloce applicazione dei criteri di ricerca.

Un altro metodo di ricerca è quello che si avvale di un browser, soluzione indicata soprattutto per coloro ce desiderano avere una visione generale dell'archivio, grazie alla presentazione di un elenco ordinato dei documenti archiviati, con l'indicazione delle rispettive chiavi identificative per la ricerca.

Ma nella gestione di archivi di documenti forse il criterio di ricerca e gestione dei dati è quello basato sul contenuto: si può infatti trovare un documento conoscendo una qualsiasi parola o radice di parola contenuta in una pagina qualsiasi del documento da trovare, senza utilizzare nessuna delle chiavi con cui è stato identificato il documento.