L'archiviazione ottica dei documenti rende possibile la conservazione integrale, digitalizzata, di qualsiasi tipo di documento, sia esso cartaceo od informatico, riversandone il contenuto su supporto ottico, come un Cd-Rom o un DVD-Rom, garantendone la validità legale nel tempo, oltre che lintegrità e la perfetta leggibilità.

L'attuazione di questo particolare processo informatico è regolata da una precisa normativa che richiede la firma digitale e la marca temporale come strumenti di validazione dei documenti stessi, ai quali si assicurano così l'integrità e la certezza della data di archiviazione attribuita, arrivando in questo modo ad una sostituzione completa ed integrale dei tradizionali documenti cartacei.

L'obiettivo finale dell'archiviazione ottica sostitutiva è quello di eliminare tutti i supporti cartacei al fine di rendere la gestione documentale in azienda e nella Pubblica Amministrazione efficace e produttiva, garantendo nel tempo tutte le caratteristiche di valore legale e probatorio dei documenti ma con il vantaggio di ridurre notevolmente la richiesta di spazio per larchiviazione dei documenti, con una conseguente ottimizzazione dei tempi e dei costi di gestione.