Attraverso l'archiviazione informatica si è potuto realizzare un sistema di immagazzinamento dei dati che rispecchi gli stessi criteri che si nell'archiviazione fisica dei documenti: in questo modo vengono gestiti integralmente archivi, documenti e pagine. Negli archivi vengono memorizzati i documenti, che a loro volta sono costituiti da una o più pagine. La classificazione e l'indicizzazione dell'archivio si basa su un numero di campi chiave idonei ad identificarli in maniera univoca.

Una volta realizzata l'indicizzazione di tutti i dati si potrà decidere su quale supporto immagazzinare l'archivio, scegliendo tra:

• Indici e Dati su hard-disk, caratterizzato da un'estrema velocità di risposta all'interrogazione, legate alle dimensioni e alle capacità dell'hard disk stesso.

• Indici e Dati su disco ottico riscrivibile, di più facile trasporto, con un tempo di risposta all'interrogazione leggermente superiore, dovuto al processo di lettura del supporto. Inoltre, attraverso questa soluzione, sarà possibile trasportare con estrema facilità l'archivio.

• Indici su hard-disk e Dati su disco ottico riscrivibile, worm, cd-r o dvd-r

  Ha il vantaggio di poter distribuire l'archivio su più dischi ottici, disponendo di una capacità di memorizzazione illimitata a costi molto bassi, pur avendo virtualmente i documenti tutti in linea. E' lo stesso programma ad indicare quando è necessario inserire un disco piuttosto che un altro per consultare un documento (Virtual Juke-Box). è una soluzione particolarmente indicata per coloro che hanno esigenze di condivisone di documenti all'interno di una rete aziendale, oltre all'ottimale interazione con archivi statici o che tendono a crescere senza cancellare documenti già esistenti.