L'archiviazione dei file rappresenta una fase delicata ed importante nel controllo dei flussi di documenti all'interno della vostra attività. Attraverso un'organizzazione del tutto simile a quella di un tradizionale archivio, l'archiviazione informatizzata consentirà una veloce e precisa consultazione dei dati, grazie a delle procedure di inserimento che valuteranno le esigenze dell'utenza.

Grazie all'utilizzo di software appositamente creati viene fornita la possibilità di estrarre le chiavi di classificazione direttamente dalla pagine utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (O.C.R) attraverso il quale il testo viene convertito in testo ASCII, Unicode o nel caso dei sistemi più avanzati in un formato in grado di contenere anche l'impaginazione del documento.

Oltre ai software OCR è possibile procedere all'archiviazione di file attraverso l'inserimento manuale di chiavi, leggendole dalla pagina elettronica visualizzata (classificazione manuale assistita), o ancora è possibile utilizzare dei dati preesistenti, magari estratti dal proprio gestionale. In questo modo l'archiviazione di file consentirà una condivisione dei dati che garantirà un'ottimizzazione di tutti i processi lavorativi.