I documenti sono considerati, quando si vuole procedere alla loro archiviazione elettronica, esattamente come nella realtà. La gestione informatizzata infatti considera i documenti come costituiti da una o più pagine che rappresentano "immagini elettroniche" di pagine cartacee, fotografie, testi, disegni, grafici e che addirittura possono contenere commenti vocali elementi multimediali come (registrazioni audio) e filmati. L'inserimento i documenti in un archivio elettronico puù avvenire con due diverse modalità: o con il metodo interattivo o attraverso il metodo batch.

Il metodo interattivo prevede come prima fase quella dell'inserimento di chiavi di ricerca con cui si desidera archiviare e classificare il documento e successivamente l'inserimento delle pagine che compongono il documento stesso, attraverso l'acquisizione mediante uno scanner nel caso si tratti di documenti cartacei, oppure attraverso dispositivi di acquisizione video come una telecamera nel caso si tratti di elementi multimediali. Un'altra opportunità è quella di importare i dati da altri supporti di archiviazione o procedere all'inserimento manuale dei dati, attraverso la digitazione a tastiera.

Il secondo metodo di classificazione, usato principalmente quando si dove procedere all'archiviazione informatizzata di un ingente numero di documentazione cartacea, consiste nell'acquisire, come prima fase, tutte le pagine dei documenti per poi procedere ad una classificazione, attraverso un processo manuale oppure automatizzato, come quello impiegato dai software OCR.