Con l'archiviazione elettronica dei documenti, effettuata con applicazioni appropriate ed ottimizzate sulle reali esigenze professionali dell'utente, le procedure di condivisione di informazioni all'interno della propria attività lavorativa saranno molto più fluide e veloci. A partire dal 1° maggio 2004 infatti le aziende, gli studi professionali e le istituzioni possono abbandonare il supporto cartaceo e trasmettere le fatture e le documentazioni in genere in formato elettronico, con una minimizzazione degli spazi ed una conseguente organizzazione dei luoghi di lavoro.

Grazie all'archiviazione elettronica quindi viene garantita l'inalterabilità dei documenti, e la riservatezza degli stessi potrà essere garantita dall'applicazione di restrizioni d'accesso in caso di operi su più computer connessi, consentendo in questo modo una condivisone immediata del materiale, con un conseguente aumento della produttività aziendale. La possibilità di poter disporre di documenti sempre perfettamente integri e leggibili, consultabili da ogni terminale consente una pianificazione della produttività e dell'attività stessa all'interno di un'azienda, grazie alla facilità di accesso alle informazioni archiviate.