Knowledge Management e Information Management: la gestione della conoscenza passa attraverso la gestione delle informazioni

Nell'attuale contesto globale la conoscenza viene vista come una condizione basilare per ottenere un vantaggio competitivo nel mercato di riferimento e l'efficace gestione delle informazioni rappresenta la chiave per raggiungere tale conoscenza.

L'informazione costituisce un elemento di fondamentale importanza e la sua corretta gestione è essenziale per ogni azienda che miri a occupare posizioni di vertice nel rispettivo mercato. Questo perché con l'andare del tempo tali aziende si trovano a dover operare in un più ampio ambiente di riferimento e si trovano a dover affrontare un considerevole aumento della complessità gestionale, pur avendo la necessità di rispondere in modo rapido ed efficace alle istanze provenienti dall'esterno.

Le informazioni costituiscono per un'azienda anche un'importante risorsa: si tratta di risorse particolari perché, a differenza di quelle materiali, queste non si esauriscono con l'utilizzo ma anzi si autoalimentano nel tempo accrescendo dunque il potenziale strategico dell'azienda stessa. Ecco perché diventa non solo utile ma addirittura indispensabile disporre di efficaci strumenti informativo-comunicazionali che consentano all'azienda di ottimizzare il monitoraggio del flusso di comunicazioni in entrata e in uscita, di archiviare e gestire le informazioni in modo efficiente ed efficace.



(immagine tratta da "Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information, by Mike Burk, in Public Roads, November-december 1999, v. 63, n.3)


Tali strumenti offrono diverse opportunità:

• consentono ai vari reparti IT delle aziende di gestire e analizzare al meglio il costante incremento dei dati
  
• assicurano praticità nella acquisizione delle informazioni relative alle risorse disponibili
  
• semplificano e velocizzano i processi di tracking e distribuzione delle informazioni
  
• permettono di eliminare la ridondanza nelle informazioni accertandone inoltre la correttezza
  
• prevengono ritardi in fase di progettazione, produzione e distribuzione
  
• diminuiscono i costi nella gestione delle relazioni con fornitori e clientela
  
• sono personalizzabili alle specifiche esigenze dell'azienda attraverso semplici configurazioni
  
• ottimizzano l'archiviazione dei documenti aziendali
  
• dispongono di funzioni di ricerca pratiche e veloci per il recupero delle informazioni

I più funzionali usufruiscono di un archivio centralizzato accessibile da Internet, disponibile perciò in qualsiasi momento, inoltre permettono di restringere, attraverso autenticazioni con username e password, l'accesso alle informazioni a determinati utenti, in modo da assicurare la necessaria protezione delle informazioni riservate.

Gestire le informazioni aziendali adottando piattaforme CRM o evoluti software gestionali consente dunque ad un'azienda di mantenere o addirittura incrementare il proprio vantaggio competitivo, dimostrandosi pronta ad affrontare con efficienza i mutamenti del mercato perché in possesso della necessaria conoscenza e in grado di attuare le più efficaci strategie per ottenere i migliori risultati possibili.

Le nuove frontiere della Business Intelligence

In passato, quando si parlava di Business Intelligence (BI) ci si riferiva essenzialmente a software progettati per consentire alle aziende di comprendere meglio la loro attività. Oggi il concetto di BI si è evoluto per diventare un termine che descrive come le aziende utilizzano e analizzano le informazioni per prendere decisioni e gestire ogni processo. Ci si è mossi da un applicativo utilizzato su limitati progetti di base alle molteplici applicazioni che possono essere utilizzate non solo a livello di un singolo reparto dell'azienda, ma in tutta l'intera rete di attività della stessa.

Le tecnologie BI sono ora molto più facili da usare. Sono finiti i tempi di sistemi arcaici e lenti. Gli strumenti BI di oggi sono sofisticati e user-friendly, consentendo alle aziende di migliorare il loro modo di fare business, sostenendo i più elevati obiettivi di business, in grado di attrarre e mantenere nuovi clienti e di offrire notevole supporto nello sviluppo di nuovi prodotti e servizi. Quindi non c'è da meravigliarsi che la business intelligence sia oggigiorno tra le principali priorità in ambito tecnologico di molte aziende.


Oggi, a livello globale, le imprese si trovano di fronte a una sfida. L'immensa quantità e varietà di dati che stanno accumulando ha portato alla creazione di isolati silos di informazioni per ciascun dipartimento. Ne risulta una mancanza di conoscenza condivisa, inefficienza e la successiva perdita di reddito potenziale. Inoltre, vi è un costante incremento relativamente alla necessità per le imprese di rispondere dinamicamente ai cambiamenti dell'industria e del mercato e di essere più agili nella loro capacità di pianificazione.

Gli odierni strumenti di Business Intellligence sono in grado di raccogliere la sfida analizzando tanto dati strutturati quanto quelli non strutturati. Storicamente i software BI si sono focalizzati sulla capacità di consentire alle aziende di raccogliere informazioni che si trasformassero poi in intuizioni, consentendo a tutti di accedervi con apposite interfacce in base alle specifiche esigenze. Ora gli strumenti BI sono in grado di fare molto di più e sono utilizzati maggiormente per i processi decisionali strategici.

Gli strumenti per la gestione delle strategie (CRM) aiutano a illustrare e misurare i progressi di nuove iniziative, mentre gli strumenti di pianificazione finanziaria e di bilancio assicurano che le risorse richieste siano disponibili. Tutto ciò porta ad una più efficiente gestione delle informazioni e ad un cambiamento rilevante nel modo di fare business. Quello che forse ancora manca è la presenza di norme e regolamenti certi che aiutino le aziende a prendere le decisioni corrette in modo consapevole.