Knowledge Management e Information Management: la gestione della conoscenza passa attraverso la gestione delle informazioni

Nell'attuale contesto globale la conoscenza viene vista come una condizione basilare per ottenere un vantaggio competitivo nel mercato di riferimento e l'efficace gestione delle informazioni rappresenta la chiave per raggiungere tale conoscenza.

L'informazione costituisce un elemento di fondamentale importanza e la sua corretta gestione è essenziale per ogni azienda che miri a occupare posizioni di vertice nel rispettivo mercato. Questo perché con l'andare del tempo tali aziende si trovano a dover operare in un più ampio ambiente di riferimento e si trovano a dover affrontare un considerevole aumento della complessità gestionale, pur avendo la necessità di rispondere in modo rapido ed efficace alle istanze provenienti dall'esterno.

Le informazioni costituiscono per un'azienda anche un'importante risorsa: si tratta di risorse particolari perché, a differenza di quelle materiali, queste non si esauriscono con l'utilizzo ma anzi si autoalimentano nel tempo accrescendo dunque il potenziale strategico dell'azienda stessa. Ecco perché diventa non solo utile ma addirittura indispensabile disporre di efficaci strumenti informativo-comunicazionali che consentano all'azienda di ottimizzare il monitoraggio del flusso di comunicazioni in entrata e in uscita, di archiviare e gestire le informazioni in modo efficiente ed efficace.



(immagine tratta da "Knowledge Management: Everyone Benefits by Sharing Information, by Mike Burk, in Public Roads, November-december 1999, v. 63, n.3)


Tali strumenti offrono diverse opportunità:

• consentono ai vari reparti IT delle aziende di gestire e analizzare al meglio il costante incremento dei dati
  
• assicurano praticità nella acquisizione delle informazioni relative alle risorse disponibili
  
• semplificano e velocizzano i processi di tracking e distribuzione delle informazioni
  
• permettono di eliminare la ridondanza nelle informazioni accertandone inoltre la correttezza
  
• prevengono ritardi in fase di progettazione, produzione e distribuzione
  
• diminuiscono i costi nella gestione delle relazioni con fornitori e clientela
  
• sono personalizzabili alle specifiche esigenze dell'azienda attraverso semplici configurazioni
  
• ottimizzano l'archiviazione dei documenti aziendali
  
• dispongono di funzioni di ricerca pratiche e veloci per il recupero delle informazioni

I più funzionali usufruiscono di un archivio centralizzato accessibile da Internet, disponibile perciò in qualsiasi momento, inoltre permettono di restringere, attraverso autenticazioni con username e password, l'accesso alle informazioni a determinati utenti, in modo da assicurare la necessaria protezione delle informazioni riservate.

Gestire le informazioni aziendali adottando piattaforme CRM o evoluti software gestionali consente dunque ad un'azienda di mantenere o addirittura incrementare il proprio vantaggio competitivo, dimostrandosi pronta ad affrontare con efficienza i mutamenti del mercato perché in possesso della necessaria conoscenza e in grado di attuare le più efficaci strategie per ottenere i migliori risultati possibili.